مقدمه

ما در تیم سایکل بارها در سابقه کاری نقش انتخاب کننده نرم افزار برای یک سازمان یا پوروپوزال دهنده نرم افزار برای رقابت با نرم افزارهای مشابه جهت انتخاب در یک شرکت پخش قرار گرفته ایم. انتخاب نرم افزار شرکت های پخش با این ابعاد معمولا پروسه ای طاقت فرسا می باشد که معمولا با برگزاری جلسه یا جلسات دمو و استعلام گیری از مشتریان قبلی شرکت نرم افزاری و سابقه آن تصمیم گیری می شود.

برخی اوغات رویت لیست امکانات نرم افزار نیز می تواند کمک کننده باشد . اما در این خصوص نیز باید ببنیم چه امکاناتی برای ما اهمیت دارد. مقاله زیر می تواند کم شایانی در این انتخاب داشته باشد.

مقاله زیر برگرفته از سایت

https://www.erpfocus.com/ten-essential-erp-selection-criteria-2640.html

می باشد.

---

10 معیار برتر انتخاب ERP شامل چک لیست

ERP ابزاری نرم‌افزاری است که همه ما از آن استفاده می‌کنیم و در قلب کسب‌وکار ما قرار دارد و به ما در دستیابی به اهدافمان کمک می‌کند.

انتخاب سیستم مناسب برای کسب و کارمان یکی از مهمترین تصمیماتی است که خواهیم گرفت. این تصمیم باید درست باشد. در اینجا برخی از معیارهای انتخاب سیستم ERP آورده شده است که باید در طول پروژه انتخاب خود در نظر داشته باشید.

همیشه هنگام بررسی معیارهای انتخاب ERP، اهداف تجاری خود و چگونگی تأثیر این اهداف بر هر عنصر را در نظر داشته باشید.

10 معیار برتر انتخاب ERP:

1. الزامات کسب و کار
2. پشتیبانی مدیریت ارشد
3. پشتیبانی کاربر
4. الزامات عملکردی
5. ادغام با سیستم‌های موجود
6. بودجه و منابع
7. فناوری و مقیاس‌پذیری آینده
8. هزینه کل مالکیت و بازگشت سرمایه
9. ارزیابی و انتخاب گزینه‌ها
10. سفارشی‌سازی‌های لازم

 

معیارهای انتخاب ERP چیست؟

هنگام انتخاب یک ERP، باید عوامل زیادی را در نظر بگیرید، زیرا این سیستم در سال‌های آینده بر تمام جنبه‌های کسب و کار شما تأثیر خواهد گذاشت. معیارهای هر کسب و کار برای الزامات حیاتی کمی متفاوت خواهد بود، اما باید مطمئن شوید که سیستم ERP شما:

• الزامات عملکردی کسب و کار شما را برآورده می‌کند – سیستم کاری را که قرار است انجام دهد، انجام می‌دهد و به جای مانع شدن، کمک می‌کند.
• ارائه دهنده ERP شما چه تجربه صنعتی با شرکت‌هایی مانند شرکت شما دارد؟
• برای سیستم ERP خود به چه پشتیبانی کاربری نیاز دارید؟
• هزینه سیستم ERP شما چقدر است؟ یک ERP باید در محدوده بودجه کسب و کار شما باشد.
• نحوه ادغام سیستم شما با سیستم‌های موجودی که باقی خواهند ماند – شما به سیستمی نیاز دارید که در کل کسب‌وکار شما کار کند، نه بسیاری از سیستم‌های نامتجانس
• چه سفارشی‌سازی‌هایی از نرم‌افزار آماده نیاز دارید؟

ما در فهرست معیارهای انتخاب ERP که در زیر آمده است، به این سؤالات پاسخ خواهیم داد، اما در طول مسیر، مشکلات کسب‌وکار خود و نحوه‌ی اعمال آنها بر هر مجموعه از معیارها را در نظر داشته باشید.

معیار انتخاب ERP شماره ۱: الزامات تجاری

یک فهرست واضح و دقیق از الزامات ERP خود ایجاد کنید . از همه افراد نظرخواهی کنید: کارگران تولید، مدیران خرید، مدیران اجرایی، مشتریان، تأمین‌کنندگان و حتی کارمندان سابق. پس از تکمیل، فهرست را اولویت‌بندی کنید: «الزامات»، سپس «موارد مطلوب» و در نهایت، ویژگی‌های با اولویت پایین‌تر را شناسایی کنید. برای اطمینان از اینکه فهرست منعکس‌کننده نیازهای شرکت شما است، روی اجماع تمرکز کنید.

فهرست اولویت‌هایتان را پیش همان افرادی که نظراتتان را ارائه داده‌اند ببرید. آیا آنها با فهرست الزامات موافقند؟ یا نیاز به به‌روزرسانی دارد؟ آیا کسی می‌تواند دلیل محکمی برای ارتقای یک امتیاز از سطح ۲ به سطح ۱ ارائه دهد؟ بسیاری از معیارهای دیگر فرض می‌کنند که این فهرست تا حد امکان خوب است.

یک الگوی الزامات ERP به شما کمک می‌کند تا ویژگی‌ها را به عملکردهای خاص، مانند خودکارسازی تراکنش‌های مکرر یا تنظیم قوانین برای محاسبات GL، تقسیم کنید. این سطح از جزئیات نشان می‌دهد که آیا نرم‌افزار نیازهای شما را از ابتدا، از طریق سفارشی‌سازی یا از طریق ادغام با شخص ثالث برآورده می‌کند یا خیر.

معیار انتخاب ERP شماره ۲: پشتیبانی مدیریت ارشد

این ممکن است یک معیار بدیهی به نظر برسد. اما اغلب اوقات، اهمیت آن شناخته نمی‌شود. می‌توان بهترین ERP را برای سازمان خود انتخاب کرد، اما بدون حمایت مدیریت ارشد ، پروژه احتمالاً محکوم به شکست است. پشتیبانی فراتر از صرفاً گرفتن تأیید هزینه است.

شما می‌خواهید مدیریت شما به طور فعال از شما حمایت کند. وقتی به منبعی از بخش دیگری نیاز است، مدیر می‌تواند با ارائه پشتیبانی نه چندان گرم، پیشرفت را کند کند. وقتی بین پشتیبانی از ERP جدید یا استفاده از سیستم فعلی یکی را انتخاب می‌کنید، می‌خواهید مطمئن شوید که مدیر واقعاً از ERP پشتیبانی می‌کند، حتی اگر در نقطه انتخاب، هزینه کوتاه‌مدتی وجود داشته باشد.

ممکن است متقاعد کردن مدیریت ارشد برای پذیرش پروژه ERP دلهره‌آور به نظر برسد، اما این کار کلید موفقیت پروژه شماست – در کنار تعیین هزینه‌های انتخاب، باید طرح توجیهی کسب و کار خود را بر اهداف شرکت و اینکه چگونه ERP می‌تواند به سازمان شما در دستیابی به آنها کمک کند، متمرکز کنید.

معیار انتخاب ERP شماره ۳: پشتیبانی کاربر

افراد در هر حوزه عملکردی، کاربر ERP جدید خواهند بود، بنابراین جلب حمایت آنها بسیار مهم است. نیازهای آنها را در لیست الزامات بگنجانید و به آنها نشان دهید که موفقیت ERP چگونه به نفع آنها و سازمان است. اطمینان حاصل کنید که کاربران آموزش، ابزار و پشتیبانی لازم برای سازگاری با تغییرات را دارند. مستندات واضح و قابل دسترس را برای کمک به آنها در استفاده حداکثری از سیستم ارائه دهید. در عوض، آنها از تلاش‌های شما برای به حداکثر رساندن مزایای ERP حمایت خواهند کرد.

معیار انتخاب ERP شماره ۴: الزامات عملکردی

کسب و کار شما الزامات عملکردی خاصی دارد که باید حتی قبل از الزامات تغییر و به‌روزرسانی شما برآورده شوند. آیا این ERP از سفارشات فروشی که شامل محصولات فیزیکی مرتبط و خدمات می‌شود، پشتیبانی می‌کند؟ اگر کسب و کار شما این نوع محصولات را می‌فروشد، باید این کار را انجام دهد. کسب و کار شما در چندین کشور در سراسر جهان فعالیت می‌کند. آیا اجزای حسابداری ERP شامل ارزهای مختلف و قابلیت کار با انواع سیستم‌های مالیاتی در آن کشورها می‌شود؟

به هر یک از اجزای ERP که مورد نیاز کسب و کار شما نیست فکر کنید. اگر کسب و کار شما توزیع است و هیچ تولیدی انجام نمی‌دهید، آیا می‌توانید به راحتی از پس هرگونه تقاضای کار در حال انجام که توسط یک سیستم موجودی یکپارچه موجود در برخی از ERPها ایجاد می‌شود، برآیید؟

هر بخش نیازهای خاصی دارد، بنابراین انتخاب ERP شما باید همه آنها را پوشش دهد. تیم‌های زنجیره تأمین به ادغام تأمین‌کنندگان و ردیابی حمل و نقل نیاز دارند، در حالی که فروش به پشتیبانی از مناطق و سفارشات چند سطحی نیاز دارد. اطمینان حاصل کنید که نیازهای هر بخش در الزامات ERP شما در نظر گرفته شده است.

معیار انتخاب ERP شماره ۵: ادغام با سیستم‌های موجود

اکثر کسب‌وکارهایی که به دنبال انتخاب ERP هستند، سیستم‌های دیگری دارند که برای هدف آنها کاملاً مناسب است و کسب‌وکار علاقه‌ای به تغییر چندین سیستم به همراه ERP خود ندارد. حال سوالی که مطرح می‌شود این است: این سیستم‌ها چگونه با ERP ادغام خواهند شد ؟

تقریباً همیشه، عناصر داده‌ای مشترکی وجود دارد. آیا ERP می‌تواند داده‌های موجود در آن سیستم دیگر را بخواند و از آنها استفاده کند؟ یا اجازه می‌دهید همان داده‌ها وجود داشته باشند و چگونه آن عناصر داده‌ای که جداگانه به‌روزرسانی می‌شوند را سازگار نگه می‌دارید؟ آیا با تغییر سیستم دیگر برای استفاده از آن داده‌ها از ERP، خدمات بهتری دریافت خواهید کرد؟

چه ابزارهای یکپارچه‌سازی با این ERP ارائه می‌شوند؟ باید یکپارچه‌سازی ساده‌ای داشته باشد، مانند فایل‌های .csv برای به‌روزرسانی‌های گاه‌به‌گاه داده‌ها. این نوع به‌روزرسانی ناکارآمد است و احتمالاً برای استفاده روزمره بسیار کند است. سرویس‌های وب و فایل‌های XML که به سیستم‌های مختلف اجازه می‌دهند داده‌ها را به سرعت بین سیستم‌ها منتقل کنند، روش‌های مدرن‌تری برای کار هستند.

بسیاری از مشتریان و تأمین‌کنندگان از EDI (تبادل الکترونیکی داده‌ها) برای اشتراک‌گذاری داده‌ها بین شرکت‌ها استفاده می‌کنند. در صورت نیاز، مطمئن شوید که ERP شما از این نیاز پشتیبانی می‌کند.

معیار انتخاب ERP شماره ۶: بودجه و منابع

چقدر پول برای یک سیستم ERP در دسترس است؟ اگر فقط 10 دلار دارید، باید معیار انتخاب بسیار دقیقی داشته باشید. یک  گزارش Software Path بیان می‌کند که به طور متوسط، می‌توانید انتظار داشته باشید که حدود 9000 دلار برای هر کاربر سیستم خود هزینه کنید – این یک سرمایه‌گذاری بزرگ است و یادآوری می‌کند که انتخاب ERP یک بررسی بلندمدت است.

بیشتر سیستم‌های ERP برای یک دهه یا بیشتر مورد استفاده قرار خواهند گرفت، بنابراین نگهداری و پشتیبانی مداوم از ERP و همچنین زیرساخت‌های مرتبط با آن، یک نگرانی بودجه‌ای است. انتخاب امروز شما، هزینه‌ها را در بودجه‌های آینده قفل خواهد کرد.

 

چه کسی قرار است وقت بگذارد و کارهای مربوط به انتخاب و پیاده‌سازی ERP را انجام دهد؟ در حالت ایده‌آل، می‌توانید منابع تمام‌وقت را به پروژه اختصاص دهید، اما بسیاری از کسب‌وکارها می‌خواهند از منابع پاره‌وقت استفاده کنند. شما باید برنامه‌ریزی کنید که چه کسی کارهای لازم را که آن منابع اکنون انجام می‌دهند، در حالی که زمان خود را به ERP اختصاص می‌دهند، انجام خواهد داد.

بودجه ERP شما می‌تواند بسته به اندازه کسب و کار متفاوت باشد. آخرین تحقیقات ERP از Software Path، داده‌های بودجه را از هزاران پروژه ERP جمع‌آوری کرده تا میانگین هزینه به ازای هر کاربر را برای اندازه‌های مختلف کسب و کار پیدا کند.

جالب اینجاست که گزارش پروژه ERP آنها همچنین نشان داد که شرکت‌های فعال در صنعت مراقبت‌های بهداشتی معمولاً بودجه تخمینی بالاتری برای هر کاربر دارند.

الزامات، منابع، صنعت و اندازه شرکت، همگی عواملی هستند که باید در معیارهای انتخاب ERP خود برای یافتن نرم‌افزار مناسب لحاظ کنید.

معیار انتخاب ERP شماره ۷: فناوری و مقیاس‌پذیری آینده

این نگرانی‌ها هم در مورد نرم‌افزاری که برای توسعه سیستم ERP شما استفاده می‌شود و هم در مورد سخت‌افزار مورد نیاز برای استفاده از آن ERP صدق می‌کند. ما می‌دانیم که در هر دو حوزه، پیشرفت‌ها و بهبودهای مداومی وجود خواهد داشت. شاید نخواهیم هیچ‌کدام از این دو حوزه، در لبه فناوری پیشرفته عمل کنند، اما نمی‌خواهیم هیچ‌کدام از آن‌ها از فناوری منسوخ‌شده امروزی استفاده کنند. در عین حال، می‌خواهیم ERP خود را از ارائه‌دهنده‌ای خریداری کنیم که سابقه خوبی در همگامی با پیشرفت‌های فناوری داشته باشد و قول دهد که این استراتژی را حفظ کند.

معیار انتخاب ERP شماره ۸: کل هزینه مالکیت و بازگشت سرمایه

تمام هزینه‌های افزایشی که به دلیل این ERP متحمل خواهید شد را جمع کنید . مبلغ اولیه خرید و برخی هزینه‌های مشاوره اولیه وجود خواهد داشت. ممکن است فوراً به به‌روزرسانی‌هایی برای سرورها و شبکه‌های خود نیاز داشته باشید. در حالی که افراد شما در حال پیاده‌سازی ERP هستند، برای آموزش و نیروی کار موقت هزینه خواهید کرد. در طول استفاده از ERP، هر ساله هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری خواهید داشت.

همزمان، از بهبود هزینه‌های انجام کار بهره‌مند خواهید شد. ممکن است درآمد بیشتری کسب کنید زیرا اکنون می‌توانید خدمات و محصولاتی را به مشتریان خود ارائه دهید که بدون این ERP امکان‌پذیر نبود.

این هزینه‌ها و مزایا را در طول زمان پخش کنید و بازگشت سرمایه خود را محاسبه کنید. اکثر کسب‌وکارها قبل از سرمایه‌گذاری به یک آستانه بازگشت سرمایه نیاز دارند. مطمئن شوید که این ERP از آستانه بازگشت سرمایه کسب‌وکار شما عبور می‌کند.

معیار انتخاب ERP شماره ۹: ارزیابی و انتخاب گزینه‌ها

سیستم ERP سنتی که روی یک سرور داخلی اجرا می‌شود و توسط یک کارمند فناوری اطلاعات داخلی پشتیبانی می‌شود، امروزه تنها انتخاب نیست. بسیاری از کسب‌وکارها ERP را انتخاب می‌کنند که با استفاده از چارچوب SaaS در فضای ابری اجرا می‌شود. سرمایه‌گذاری اولیه به نفع پرداخت‌های ماهانه «اجاره» که شامل نرم‌افزار و بیشتر نیازهای پشتیبانی می‌شود، کاهش می‌یابد.

شما می‌توانید یک رویکرد ترکیبی را انتخاب کنید که در آن کسب و کار شما مالک ERP است اما آن را در فضای ابری و روی سرورهای مشترک اجرا می‌کند.

بسیاری از سیستم‌های ERP امروزه از نرم‌افزارهای متن‌باز استفاده می‌کنند که راه‌حل‌های کم‌هزینه و سفارشی‌سازی کامل را ارائه می‌دهند. با متن‌باز بودن، کاربران در سراسر جهان به‌روزرسانی و اشکالات را برطرف می‌کنند و فوراً بهبودها را در دسترس همه قرار می‌دهند، بدون اینکه منتظر نسخه‌های جدید باشند.

اگر در مورد این گزینه‌ها نگرانی دارید، انتخاب شما به معیارهای انتخاب سیستم ERP که برای کسب و کار شما ضروری هستند، اشاره خواهد داشت.

معیار انتخاب ERP شماره ۱۰:سفارشی‌سازی

یک ERP بی‌نقص نیازی به سفارشی‌سازی ندارد، اما بی‌نقص بودن نادر است. با تیم خود مشخص کنید که کدام سفارشی‌سازی‌ها واقعاً ضروری هستند. ERPهای مدرن بر اساس دانش هزاران مشتری ساخته شده‌اند، بنابراین از خود بپرسید: آیا کسب‌وکار شما واقعاً منحصر به فرد است؟ اگر بتوان یک سفارشی‌سازی را دور زد یا به تعویق انداخت، اولویت فوری نیست. با این حال، قابلیت اضافه کردن آن بعداً باید یک معیار انتخاب باشد.

از سوی دیگر، اگر سفارشی‌سازی مورد نظر شما مورد نیاز است، به سیستم‌های ERP با توجه به سهولت و کارایی آن سفارشی‌سازی نگاه کنید. آیا توسعه‌دهندگانی با مهارت در زبان برنامه‌نویسی مورد نیاز دارید؟ یا توسعه‌دهندگانی با این مهارت در بازار کار موجود هستند؟

آیا ERP شما سفارشی‌سازی را چگونه مدیریت خواهد کرد؟ یا می‌توانید از اشیاء تجاری یا سایر تکنیک‌های اعتبارسنجی برای اطمینان از سازگاری با سایر اجزای ERP استفاده کنید؟ آیا می‌توانید سفارشی‌سازی خود را بدون هیچ گونه تأثیر نامطلوب بر سایر اجزای ERP انجام دهید؟

برخی از ERP های موجود، پاسخ‌های بهتری به سوالات شما نسبت به بقیه خواهند داشت و به محدود کردن گزینه‌های موجود شما در بین سیستم‌های ERP کمک می‌کنند.

جایزه: چک لیست انتخاب نرم افزار ERP

با استفاده از یک چک لیست کامل، مطمئن شوید که پروژه انتخاب ERP شما طبق برنامه پیش می‌رود. شما باید مطمئن شوید که چک لیست خود را فراتر از این با نیازهای کسب و کار خود تطبیق می‌دهید، اما لیست ما باید نقطه شروع خوبی باشد.

 

1. وظایف تیم گزینش
   • انتخاب سرپرست پروژه شما
   • تشکیل تیم گزینش شما
   • شناسایی یک حامی سطح C
2. جمع‌آوری نیازمندی‌ها
   • ایجاد نقشه‌ای از فرآیندهای فعلی کسب‌وکارتان
   • شناسایی چالش‌های کلیدی کسب و کار
   • برای مشکلات هر بخش با آنها مشورت کنید
3. مشخصات سیستم
   • چند کاربر نیاز به دسترسی دارند
   • چه هاستینگی باید انتخاب کنید؟
   • چه الزامات زبانی و ارزی دارید؟
4. خدمات فروشندگان
   • به چه پشتیبانی نیاز دارید؟
   • آیا به یک تیم مدیریت پروژه خارجی نیاز دارید؟
   • مجموعه داده‌های حیاتی در سیستم‌های قدیمی شما کدامند؟
5. پیش‌بینی بازگشت سرمایه
   • تعیین بازه زمانی برای کل هزینه مالکیت
   • گزارش پیش‌بینی‌های بازگشت سرمایه (ROI) را تنظیم کنید
   • یک طرح مدیریت تغییر ایجاد کنید
6. فهرست کوتاه فروشندگان
   • تحقیق در مورد ERP که توسط شرکت‌های مشابه در صنعت شما استفاده می‌شود
   • فهرست کوتاه خود را تدوین کنید
   • ایجاد یک درخواست پیشنهاد قیمت (RFP)
7. انتخاب یک ERP
   • تیم منتخب خود را بسازید
   • بررسی پاسخ‌های RFQ
   • موافقت با تصمیم خرید

اکنون که لیست ما را بررسی کرده‌اید و به تمام این معیارهای انتخاب نرم‌افزار سازمانی پاسخ داده‌اید، در مسیر انتخاب یک ERP که در حال حاضر و آینده به کسب و کار شما خدمت کند، قرار دارید

---

جمع بندی :

شرکت سایکل با لیستی از مشتریان در صنایع مختلف پخش مویرگی بعنوان یکی از شرکت های مطرح در این حوزه سعی کرده است best practice و bench mark‌هایی را در خود بگنجاند تا راه حل های استانداردی برای نگرانی های صنعت پخش داشته باشد و پاسخگو مشتریان خود باشد. در زمان انتخاب نرم افزار پخش مویرگی هم نگرانی های زیادی برای شرکت های پخش می تواند وجود داشته باشد که جلسات دمو و پروژه های موفق قبلی می تواند شرکت ها را در تصمیم گیری بهتر یاری نماید.